Im Artikel „Aufbau eines Change Management Offices“ haben wir Ihnen bereits fünf notwendige Schritte vorgestellt, um Change Management in Ihrer Organisation erfolgreich zu verankern. Dieser Artikel baut auf diesen Grundlagen auf und beleuchtet die Erfolgskriterien, Aufgaben und erforderlichen Rollen eines CMO, um sicherzustellen, dass Veränderungen nicht nur initiiert, sondern auch nachhaltig und erfolgreich umgesetzt werden.
Die Aufgaben eines Change Management Offices (CMO) sind vielfältig und hängen stark von den gesetzten Zielen ab.
Ein zentraler Aspekt ist der Know-how-Aufbau und Wissenstransfer. Zunächst ist es dafür notwendig, Change-Management-Standards und Prozesse aufzubauen und zu etablieren. Die Bereitstellung eines Toolkits mit Checklisten und Templates, Lessons Learned und Best Practices für Projektleiter:innen kann hierbei hilfreich sein. Außerdem macht es Sinn, Schulungen für unterschiedliche Zielgruppen, wie Projektleiter:innen, Sponsor:innen oder Change Manager:innen und eine Community für den Austausch von Erfahrungen aufzubauen.
Ein weiteres zentrales Aufgabenfeld ist die Unterstützung und Beratung von Veränderungsprojekten. Dazu gehört die Unterstützung bei der Anwendung der Standards und Templates, die Durchführung von Change Management Workshops in Veränderungsprojekten und das Identifizieren und Analysieren von Change-Risiken sowie das Ergreifen von Gegenmaßnahmen.
Das Portfoliomanagement aller Veränderungen in der Organisation kann ebenfalls eine Schlüsselaufgabe des CMO sein. Dies umfasst die Identifikation und Priorisierung von Change-Projekten sowie die Ressourcenplanung und -zuordnung zu diesen. Dabei werden auch Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Change-Projekten aufgezeigt und ein übergreifendes Reporting zur Überprüfung von Fortschritt und Qualität durchgeführt.
Alles in allem vertritt das CMO die strategische Bedeutung des Change-Managements in der Organisation und sorgt dafür, dass Change-Erfolge sichtbar gemacht werden und Führungskräfte für den Veränderungsprozess sensibilisiert werden.
Um die oben genannten Aufgaben effektiv zu erfüllen, sind spezifische Rollen innerhalb eines CMO erforderlich. Zu den benötigten Rollen zählen:
Change Manager:innen, die Standards erarbeiten und einsetzen
Communication Experts, die die kommunikative Umsetzung aller Maßnahmen ver-antworten
Portfolio-Manager:innen, die Zusammenhänge zwischen Veränderungen verstehen und die Übersicht über alle laufenden und zukünftigen Change-Projekte behalten
Ressourcen-Manager:innen, die Ressourcen- & Budgetplanung und -zuordnung übernehmen
Risiko/Widerstands-Manager:innen, die die Fühler in die Organisation ausstrecken, Risiken & Widerstände identifizieren und Gegenmaßnahmen einleiten
Diese Rollen arbeiten eng zusammen, um die Change-Initiativen zu steuern und sicherzustellen, dass die Organisation erfolgreich auf Veränderungen reagiert. Wenn es bereits ein PMO gibt, kann es Sinn machen den Aufgabenbereich des PMOs durch Change Management zu ergänzen, anstatt ein separates Change Management Office aufzubauen. Dann muss allerdings klar definiert werden, welche Aufgabenbereiche hinzukommen und welche Rollen/ Mitarbeiter:innen diese übernehmen.
Damit ein CMO nicht nur eine organisatorische Einheit ist, sondern eine entscheidende Rolle in der Veränderungsstrategie eines Unternehmens spielt, sollten folgende Erfolgskriterien berücksichtigt werden:
Ein Change Management Office (CMO) ist eine essenzielle Struktur für den erfolgreichen Umgang mit Veränderungen in einer Organisation. Durch die Definition von klaren Aufgaben, Rollen und Erfolgskriterien kann das CMO sicherstellen, dass Change Management zur Norm wird und nicht zur Ausnahme. Unsere Erfahrungen zeigen, dass die Unterstützung und der Einsatz eines CMO entscheidend sind, um den Wandel erfolgreich zu gestalten und eine nachhaltige Veränderungskultur in der Organisation zu etablieren.
Indem Sie die oben genannten Aspekte in Ihre Strategie integrieren, können Sie sicherstellen, dass Ihr CMO nicht nur als reaktive Einheit agiert, sondern als proaktive Treibkraft für positive Veränderungen innerhalb Ihres Unternehmens fungiert.
Unsere Change Expert:innen verfügen über langjährige Erfahrung im Change Management und begleiten Großkonzerne und mittelständische Unternehmen bei Transformationsprojekten. Gerne stehen wir Ihnen auch bei Ihrer Veränderung im Unternehmen beratend zur Seite.
