Change & Culture
Die Gesamtlaufzeit des Qualitätsmanagement-Vorhabens war zur Hälfte rum, als Assure in das Projekt kam. Fachlich waren die Projektmitglieder gut mit dem Projektinhalten vertraut und die Projektleitung verfügte über große theoretische Expertise im Bereich Qualitätsmanagement. Allerdings fehlten Erfahrungswerte und
der Blick für das übergeordnete Projektmanagement.
Die Steuerungsgruppen-Meetings konzentrierten sich häufig auf inhaltliche Details einzelner Arbeitspakete, anstatt auf einen Gesamtüberblick. Hierdurch bestand in der Steuerungsgruppe des Projekts Unklarheit über den inhaltliche Projektfortschritt und inwiefern das Projekt „on track“ war. Hinzu kam, dass man für das Projektziel auf Zuarbeiten der einzelnen Prozessverantwortlichen aus verschiedenen Bereichen angewiesen war, welche zum Teil noch wenig Berührungspunkte mit dem Thema hatten und daher gezielt abgeholt werden mussten. Um die Projektsituation nachhaltig zu verbessern, planten wir die Unterstützung der Projektleitung durch einen unserer Berater:innen, sowie einen Workshop zum Thema Prozessdokumentation durch eine weitere Beraterin.
Als Experte für Projektmanagement unterstützte unser Berater die Projektleitung und -mitglieder im Rahmen der Projektdurchführung.
Um die fachliche Expertise der internen Projektleitung optimal nutzen zu können und in der Steuerungsgruppe Klarheit und Transparenz zu schaffen, unterstützte unser Assure-Berater die Projektleitung und implementierte verschiedene Projektmanagement Methoden. So wurde beispielsweise der Projektzeitplan überarbeitet, wodurch der Projektfortschritt sichtbar ist und auf klar definierte Meilensteine hingearbeitet wird.
Weiterhin wurde in MS Teams Planner ein Projektboard aufgesetzt und die Nutzung im Projekt etabliert, sodass die Verantwortlichkeiten und der Arbeitspaketfortschritt für alle transparent und leicht zu pflegen ist und das Projektziel, ein QM eingeführt zu haben erfolgreich abgeschlossen werden sollte. Die regelmäßigen Meetings der der Steuerungsgruppe sind durch eine klare Zielsetzung, Struktur und angepasste Moderation und Vorbereitung zielführend und sorgen für Klarheit.
Die Prozessverantwortlichen des Bereichs Verwaltung wurden hinsichtlich Prozessmanagement und insbesondere Prozessdokumentation geschult, sodass das Wissen und Verständnis für die Relevanz einer strukturierten Prozessdokumentation erhöht werden konnte. Im Rahmen des entsprechenden Workshops wurden eine Vielzahl an Prozessen dokumentiert und anschließend formal geprüft und abgelegt.
Dank der Unterstützung von Assure konnte das organisationsübergreifende Projekt professionell aufgesetzt werden und wurde menschlich und inhaltlich top begleitet.
Nadine Knopp, Kaufmännische Leitung
